効率的な棚卸し作業を行う方法

効率的な棚卸し作業を行う方法

棚卸は「正確に、要領よく」行うことが求められます。

やることは複雑ではないのですが、人の手によって行われるため、ミスが発生しやすい作業です。

ミスを減らしながら効率的な棚卸作業を進めるにはどうすれば良いのか、小売業における棚卸作業の方法についてご紹介します。

棚卸作業の役割

棚卸とは自社が保管している商品の在庫数を数えることです。棚卸には帳簿上で行う帳簿棚卸と、実際に小売業などで倉庫や店内で行う実地棚卸の2種類があります。ここでは主に実地棚卸について述べます。

実地棚卸では作業者が担当の棚などに置かれた商品の名前と個数を数えて棚卸表に記入し、その後、全作業者の棚卸表をパソコン上で集計するといった流れで行います。個数チェックのほかに商品の性能チェックを行うこともあります。また実地棚卸は決算時、半期に一度など定期的に実施します。

棚卸作業で発生するミス

実地棚卸は多かれ少なかれミスが発生しやすい作業です。現場での作業では、棚卸表に記入する際に数え忘れなどの「カウント漏れ」、ダブりや数え間違えなどの「カウントミス」、似た商品を間違えてしまう「誤品カウント」などがよく起きます。またパソコンに入力する作業では「入力ミス」、数字の「読み取りミス」、棚卸表の「管理ミス」などが起こりがちです。

また棚卸作業の段取りや要領が悪く、あるいは正確さを重視するあまり、作業時間が当初の予定よりも大幅に遅れてしまうこともよくあります。これもスケジューリングのミスと言えます。棚卸作業中は、本来の業務をストップさせることも多いので、作業日数が延びればその分、損失が生じることになります。

棚卸作業の方法

小売業の実地棚卸のやり方はシンプルです。まず棚番、品番、商品名、単価、個数、金額、価値評価(性能、劣化の度合いなどを3段階程度で評価する)、備考などの項目を設けた棚卸表を用意します。そして全商品について、この棚卸表の各項目を埋めながらチェックしていきます。

しかし、シンプルにもかかわらず棚卸作業でのミスは非常に高い確率で起こります。ミスを防ぐにはあらかじめ事前のルール設定と作業内容の段取りをしっかり立てなければなりません。

ルール設定では商品の数え方を決めておきます。棚に置いたままではなく棚から下ろして数える、数え終わった商品や棚には必ず作業が終わったことがわかる紙やシールを貼る、1つの棚を2人で受け持つ……などをマニュアル化して作業者全員で共有します。

どのようなルールが必要かは商品の種類や保管の仕方によって違ってきます。ポイントはカウント漏れやカウントミスをなくす工夫をすること、そして作業者の不注意や怠慢を回避する仕組みを作ることです。

段取りとしては、商品のチェックリストを作っておく、棚卸をする前に倉庫の整頓をしておく、棚番の表示なども正しいかチェックしておく、作業中は納入業者などが立ち入らないようにしておく……などが考えられます。ミスを防ぐと同時に、どのようにすればより効率よく予定期間内に作業を終わらせられるかをポイントにして準備をしましょう。

まとめ

棚卸作業は商品特性や販売方法、流通方法などでやり方が変わります。また事前準備を万全なものにすることでカウントの正確さとスピードを両立させられるようになります。その場その場で対処するのではなく、しっかりと計画的に実行することを心がけてください。