溜まっていく一方の請求書の控えなどの書類は、いつまで手元に置いておくべきものなのでしょう。実は請求書は勝手に処分してしまうことができません。
請求書をはじめとする書類の保管期間についてご説明します。
＊2017年12月時点での情報です。
溜まっていく請求書などの書類は処分できるもの？
請求書は「証憑（しょうひょう）書類」の一種です。請求書以外には領収書、納品書、仕入伝票、送り状なども証憑書類です。事業取引があったことを証明する書類、金銭の動きを証明する書類が証憑書類であり、これらは税務上必要なものとして一定期間保管しなければなりません。このことは法人税法によって定められています。
請求書の保存期間
請求書の保管期間は法人と個人事業主とで異なります。
法人の場合
法人の場合、請求書の保管期間は会社の規模に関係なく7年間です。2004年の税制改正前は大法人と中小法人という会社の規模によって保管期間が7年と5年と異なっていました。そのため5年と思っている人もいるので注意が必要です。
保管期間のカウントは実際の請求書の日付ではありません。請求書の内容を計上する決算期の法人税申告期限日が起算点となります。注意しておくと良いでしょう。
個人事業主の場合
個人事業主の場合は、請求書の保管期間は5年間です。青色申告か白色申告は問いません。以前は事業所得が300万円以下の白色申告の個人事業主は帳簿、書類の保管義務がありませんでしたが、2014年以降はすべての個人事業主が「帳簿への記帳」と「記録の保存」をすることが義務づけられているので気をつけましょう。
保存期間の起算点は確定申告の期限日です。
個人事業主の場合、青色申告と白色申告で詳細が異なりますが、帳簿の保管期間は7年、領収証や小切手控えなどの現金預金取引等関係書類の保管期間も7年（青色申告）となっています。そのため税理士などは、個人事業主であっても、税務関係の書類、帳簿はすべてまとめて7年間保管しておくことを勧めることが多いようです。
請求書は電子化できる
請求書は電子化して保管することができます。そのためには国税庁に「国税関係帳簿の電磁的記録等によるスキャナ保存等の承認申請」を行います。
電子化のやり方は、請求書をスキャナで読み取って電子データ（PDFファイルなど）化し、電子署名とタイムスタンプを適用するというものです。請求書のほか、納品書、送り状、輸出証明書、契約書、領収書、預り証、借用証書、小切手、見積書、注文書などさまざまな書類が「スキャナ保存対象」となっています。逆にスキャナ保存対象外となるのは、仕訳帳、総勘定元帳などの帳簿、棚卸表、賃借対照表・損益計算書などの書類です。
なお、こうした電子データにも、紙と同じ保管期間が課せられます。
詳しくは国税庁のホームページを参照してください。
まとめ
請求書などの書類は次々に溜まっていくため、あとから見たいものがすぐ見つかるように整理しておきましょう。保管方法としては、処理済と未済のものが混同しないように処理済の請求書を分けて古い請求日が下になるようにファイリングし、併せてスキャンしたデータも保管しておくと便利です。取引先が多い場合は、取引先ごとに分けて管理することをおすすめします。保管期間を守ることと同時に保管の仕方も工夫を行うなど、正しい会計整理を把握していくことで業務の効率化に努めましょう。