請求書をメール送付するときの注意点

請求書をメール送付するときの注意点

請求書を相手先に送る際、メールを利用するという会社が増えてきています。メールに請求書ファイルを添付して送付する方法は法律的に問題ないのか、あるいはメールを使うときにはどのようなことに注意すべきなのか、気になったことはないでしょうか。

今回は、請求書をメールで送付する際に注意すべきポイントをご紹介します。

メールで請求書を送って良いか?

請求書と言えば一昔前までは原本を郵便で送付するのが常識でした。しかし最近では請求書を電子データ(PDFファイル等)で用意し、メールに添付して送る方法も広く行われるようになっています。このメールに請求書を添付して送るというやり方は、法律的に問題はないのでしょうか?

答えは「問題なし」です。そもそも請求書は法律で発行が義務付けられている書類ではありません。また請求書への押印も法律で決まっているわけではありません。さらに言えば、請求書は税務上、取引の証拠となる書類=証憑書類の一種ですが、税務調査においても、メールで送った請求書が認められないということはありません。

紙の請求書がなくても、メールで送信したという事実と改変されていない添付ファイルの請求書があれば、そのファイルを印刷することで正当性が認められます。

そのため、少なくとも法律上、税務上はメールで請求書を送ってもかまわないことになります。ただし、会社ごとにルールがあるはずなので、その点は注意が必要です。

請求書をメールで送付するメリット

郵送で送付する場合に比べ、メールを利用することで、コストをかけず迅速に請求書を送ることができるというメリットがあります。郵送で送付する場合、印刷や投函をするという工程が必要になり、万が一、郵送した請求書の内容が間違っていた場合、また改めて作成し直したものを郵送するため、コストも時間も必要となります。一方、メールに添付して送付する場合は、送付履歴をいつでも確認でき、送付したエビデンスとして記録を残すことができるため、取り扱いが楽で時間もかかりません。

メールで請求書を送るときの注意点

実際に請求書をメールに添付して送るときはどのような方法で送れば良いのでしょうか。以下のように、ビジネスマナーなどに関する配慮が必要です。

取引先に許可を得る

メールを利用することにはメリットが多いとはいえ、何もアナウンスせず一方的にメールで請求書を送り付けるのはマナー違反です。会社によってはまだ郵送でないと受け付けないというルールが存在します。必ず事前にメールで請求書を送っても良いかを確かめ、許可を得ましょう。取引先によってはメールの件名でフィルタをかけている場合や、添付ファイルの受信容量制限をかけている等もありますので、請求書をメールで送信する際のルールについてしっかりと確認してください。

ファイル形式を統一する

メールで送る請求書はExcelやWordで作成することが多いでしょう。しかしExcelファイルやWordファイルは受け取った側が簡単に編集できてしまうという弱点があります。そのため請求書などの証憑書類は、PDFファイルに変換して送るのが一般的です。PDFファイルは編集禁止にすることやパスワードを設定することが可能なので、セキュリティの高いファイルを作成して送付できます。添付ファイルの形式によっては迷惑メールとして振り分けられる可能性もありますので、相手が確認できたかを改めて確認することも大事です。

フォーマットを確認する

請求書を作成するときは、フォーマットをどうするかについても事前に確認しておきましょう。日付から品目の書き方まで、これも会社によってルールが決まっていることがあります。また、メールでの請求書送付時は、請求書を一旦、印刷して押印し、それをスキャナーで取り込んでPDFファイルにして送る…といった方法を課している会社もあります。相手先が要望するやり方に従って請求書を作成し送付しましょう。

まとめ

請求書を郵送ではなくメールで送付する方法は今後ますます一般化していくでしょう。一方、最近ではメールよりもさらに一歩進んだ、Webで請求書を作成し、アップロードを行い、相手先にダウンロードを行ってもらうWeb請求書と呼ばれるサービスも利用され始めています。請求書発行作業の効率化のために、こうした方法を積極的に採用してみてはいかがでしょうか。

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