会計処理において煩雑になりやすい入金消込とは

会計処理において煩雑になりやすい入金消込とは

ネットショップを運営するうえで欠かせない作業の1つに入金消込があります。購入者が増えれば増えるほど的確かつスピーディーに入金消込を行う必要があるので、十分な注意が必要です。

ここでは会計処理において煩雑になりやすい入金消込の仕組みを理解し、業務の効率化とミスのない運用の構築に取り組みましょう。

入金消込とは

一般的な店舗型のお店であれば、購入と同時にお金をもらって売上を計上しますが、実店舗を持たないネットショップの場合、注文と同時にお金をもらうことはできません。このため、お金がもらえるまでの間は入金前、つまり「売掛金」として処理をします。その後、銀行振込などで購入者から入金が行われた際、この売掛金のデータの修正を行い、入金済みにする作業を入金消込と言います。

ネットショップ立ち上げ時など、注文数や入金数が少ないうちはそれほど手間ではない入金消込の作業も、ネットショップが成長していくにつれ日々の売上件数が上がり、利用者のニーズに合わせるべく、決済方法の種類(クレジットカード決済、コンビニ決済、銀行振込など)が増えれば増えるほど煩雑になります。特に郵便振替と銀行振込は、入金の通知がないため定期的に確認する必要があります。そして誰がいくら入金したのかを注文情報と照らし合わせながら目視で確認しなければいけません。

入金消込を手動でするリスク

手動で入金消込をする場合、どうしても人間の目で管理を行うため、確認作業中にミスが生じる可能性があります。例えば、正しい入金金額でないのに入金消込を行ってしまったり、入金済みの利用者に対し、二重にお金を請求してしまったり、まだ未入金の状態である利用者へ商品を送ってしまったりといったトラブルが発生し、それに伴いキャンセル対応やクレーム処理などを行うことになります。このように入金消込を手動で行うことは、手間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーによるトラブルと隣り合わせの状況だと言えます。

入金消込を自動化するには

入金消込によるトラブルを回避し効率アップするために、消込作業を自動化するネットショップが増えてきました。主な自動化の方法は以下になります。

自社でシステム開発

入金ステータス(未入金、入金済みなど)を自動で管理するシステムを自社で開発する方法です。多くの場合、システム会社に依頼して専用のソフトウェアを導入する形になります。効率がよく、ミスや工数の削減が期待できますが、システム開発の時間と費用が多くかかってしまうことがデメリットと言えます。

決済代行サービスを利用する

決済代行会社のサービスを利用することで、入金消込を簡単に行うことができます。入金状況の確認の手間が省け、注文と入金の照合作業が容易となります。取り扱いたい支払い方法の種類に応じて利用することもでき、ネットショップのニーズに合わせた処理ができるほか、自社でのシステム開発に比べてリーズナブルな費用で導入可能です。また決済代行サービスを利用することで、経理処理工数の削減やミスを防止できるだけではなく、購入者の支払い手段を増やすメリットもありますので、これを機会にぜひ検討してみてください。